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Videosorveglianza e Autorizzazioni

Videosorveglianza, privacy e autorizzazioni: Cosa fare?

L’art. 4 della Legge 300/70 (Statuto del Lavoratori) pone il DIVIETO dell’uso di impianti audiovisivi e di altri apparecchi che abbiano la finalità di controllo a distanza dell’attività lavorativa, ad eccezione dei casi giustificati da esigenze organizzative, produttive o di sicurezza. Da settembre 2015 le finalità del controllo a distanza dell’attività lavorativa possono essere anche per “tutela e difesa del patrimonio aziendale” .

In questi casi è possibile installare gli impianti in oggetto a condizione che vi sia un accordo preventivo con le Rappresentanze sindacali. Se ciò non è possibile, il Datore di Lavoro deve richiedere una specifica Autorizzazione alla Direzione Provinciale del Lavoro della provincia nella quale ha sede l’unità produttiva interessata all’installazione.
La Direzione Provinciale del Lavoro, al fine del rilascio della propria autorizzazione, dovrà provvedere a svolgere un sopralluogo per verificare, in particolare, se l’angolo di ripresa delle telecamere sia o meno compatibile con il divieto sancito dall’art. 4 della legge n. 300/1970 ed eventualmente indicherà le prescrizioni da osservare.

Sono soggetti alla richiesta di Autorizzazione tutte le imprese che hanno un impianto di videosorveglianza con registrazione e/o visione delle immagini.

Si rammenta, inoltre, che gli impianti di Videosorveglianza sono soggetti anche alle prescrizioni impartite dal Garante per la Protezione dei Dati Personali in ambito Privacy (Provvedimento in materia di Videosorveglianza dell’8 aprile 2010).

Tale norma impone alle aziende una serie di adempimenti, quali (a titolo esemplificativo ma non esaustivo):

  • l’obbligo di esporre un informativa “minima”,
  • l’obbligo di esporre un avviso che riporti gli elementi dell’art.13 del Codice Privacy,
  • l’obbligo di incaricare i soggetti addetti alla visione delle immagini,
  • ecc.

In caso di sistemi collegati alle forze di Polizia, occorre uno specifico cartello informativo.

Si precisa, infine, che le immagini dovranno essere conservate per un periodo di tempo limitato (max 24/48 ore), e che rimane comunque inammissibile l’installazione di impianti di videosorveglianza in luoghi riservati esclusivamente ai lavoratori o non destinati all’attività lavorativa (es. bagni, spogliatoi, docce, armadietti e luoghi ricreativi).

Nella pratica, dunque, si tratterà di verificare se l’installazione delle telecamere sia compatibile con i principi di liceità, di necessità, di proporzionalità e di finalità sanciti dal Codice della Privacy e per ciò che riguarda, in particolare, la liceità del trattamento, se esso sia compatibile con il divieto sancito dallo Statuto dei lavoratori.

Per “essere in regola” si dovrà quindi:

  1. indicare con apposita modulistica la presenza delle videocamere;
  2. redigere un documento interno sulle motivazioni e la scelta della videosorveglianza nell’area aziendale;
  3. informare il personale dipendente raggiungendo un accordo con la RSU aziendale o, in sua mancanza, chiedere l’autorizzazione alla competente Direzione Provinciale del Lavoro (che DEVE essere preventiva all’installazione).

Nel caso si sia già installato un impianto di videosorveglianza bisognerà scollegare l’impianto, coprire le telecamere e svolgere al più presto tutti gli adempimenti sopra indicati per non incorrere in sanzioni importanti.

La EuroSos-Informatica è il partner giusto che insieme all’impianto di videosorveglianza offre la consulenza adeguata in materia di autorizzazioni e privacy.

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Alcune LINEE GUIDA per ottenere l’autorizzazione dal Dipartimento Provinciale del Lavoro.

Per poter fare domanda di nulla osta all’ispettorato del lavoro occorre che:

  1. Gli impianti di videosorveglianza possono essere installati solo previa presentazione e accoglimento di apposita autorizzazione che il titolare dovrà presentare al DPL provinciale.
  2. Obbligo del titolare e/o legale rappresentante dell’impresa di informare i dipendenti ed i clienti con appositi cartelli esposti sia all’esterno ed all’interno dei locali dell’impresa, una volta installato l’impianto di videosorveglianza.
  3. Obbligo di nominare l’incaricato alla videosorveglianza (dipendente), che possiederà la seconda password, indispensabile per poter accedere alle immagini di videosorveglianza registrate.
  4. L’installazione delle telecamere deve avvenire in modo tale che l’angolo di ripresa inquadri solamente le parti dei locali più esposte al rischio rapine o di altri comportamenti criminosi e comunque, nel rispetto della normativa sulla privacy del dipendente al fine di tutela della sicurezza del patrimonio aziendale.La ripresa dei dipendenti deve avvenire esclusivamente a tale fine e con il criterio della occasionalità.
  5. Le telecamere dovranno essere individuate nella piantina con loro dislocazione e cono di ripresa, dovrà essere segnata la dislocazione di DVR e monitor.
  6. L’apparecchiatura di registrazione, nonché gli accessori per il funzionamento dovranno essere custoditi in modo appropriato (cassetta chiusa a chiave).
  7. Le registrazioni potranno essere visionate solo il presenza del lavoratore individuato al punto 3 e solo in caso di fatti delittuosi a seguito dei quali le registrazioni stesse saranno messe a disposizione delle autorità competenti, esclusivamente a titolo di prova giudiziale.
  8. La visualizzazione in tempo reale non potrà costituire supporto all’accertamento dell’obbligo di diligenza del lavoratore (o essere occasione indiretta per tale accertamento) e dell’adozione di provvedimenti sanzionatori a suo carico.

Riassumendo: al Dipartimento Provinciale del Lavoro, prima dell’installazione delle telecamere, occorre presentare:

  • Istanza di autorizzazione compilata e firmata (2 copie)
  • Accordo installazione impianto di videosorveglianza firmato dai dipendenti (2 copie) con nomina del responsabile del trattamento dati e personale incaricato a visionare le immagini
  • Planimetria dei locali con segnate telecamere e angolazioni, DVR e monitor, dovranno essere indicate le postazioni di lavoro e destinazioni d’uso dei locali;  (2 copie)
  • Relazione tecnica timbrata e firmata dal responsabile aziendale, o tecnico abilitato, o ditta installatrice con la composizione e funzionamento impianto (2 copie)
  • Copia di iscrizione camera di commercio
  • 2 Marche da bollo

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